Geschichten aus dem Büroalltag #25:
Weg mit unnötigen Vorschriften und Richtlinien

28. Februar 2023
 

Frühlingsputz im Vorschriftenwald

Die Abteilungsleiterin eines grösseren Unternehmens stöhnte kürzlich in einem Coaching: "Ich habe schon wieder Ärger, weil ich eine Vorschrift nicht beachtet habe. Es ist furchtbar, unsere Firma hat dermassen viele Vorschriften, da blickt keiner mehr wirklich durch".

Ricardo Semler ist brasilianischer Unternehmer und Autor des Buches "Das Semco System". Er beschreibt darin unter anderem eine radikale Form der Unternehmensführung, in der Alles und Alle regelmässig hinterfragt werden. Von ihm stammt der Satz: "Jeder weiss, dass man eine Organisation nicht ohne Vorschriften führen kann, aber jeder weiss auch, dass die meisten Vorschriften Blödsinn sind." Der Grund für all die Vorschriften liegt normalerweise darin, dass man alle Mitarbeitenden gleich und fair behandeln sowie Qualitätsstandards etablieren will. Das ist löblich, aber kein Grund über das Ziel hinauszuschiessen. Interessant finde ich dabei, dass grundsätzlich immer nur neue Vorschriften und Richtlinien dazu kommen, aber niemand daran denkt mal wieder welche zu reduzieren. Doch wie schaffen Sie es, die Zahl der Vorschriften wieder zu senken? Die folgenden Punkte können helfen:

• Machen Sie Inventur. Wo sind Vorschriften und Richtlinien überall niedergeschrieben? Sie werden sich wundern: Von den Personalrichtlinien über die Finanzkompetenzen, QM-Formulare, Prozessbeschriebe bis Checklisten und Projekthandbücher, Sie werden überall fündig.
• Setzen Sie eine heterogen zusammengesetzte Arbeitsgruppe ein, die den Auftrag hat, Vorschläge zur Streichung zu unterbreiten. Zielvorgabe: die Vorschriften/Richtlinien um mindestens 50% zu reduzieren.
• Diskutieren sie die Vorschläge transparent und in einem öffentlichen Forum.

Machen Sie es besser und trauen Sie Ihren Mitarbeitenden zu, mit weniger Vorschriften und Richtlinien dafür individueller sowie mit mehr Freiraum zu führen und zu arbeiten. Dafür ist es allerdings nötig regelmässig ihre Vorschriften und Richtlinien zu überprüfen.

Wer sehen will, wie schwierig es ist, Arbeitsanweisungen zu schreiben, welche verständlich und klar sind, kann sich hier humorvoll inspirieren lassen. Am Ende sagt jemand "I quit" und das sagen vielleicht auch irgendwann unsere Mitarbeitenden bei zu vielen Arbeitsanweisungen, die sie als unnötig empfinden. Machen Sie es besser!