Geschichten aus dem Büroalltag #42:
Meetings – das unvermeidliche Übel?

11. April 2025
 

Irgendwann kommt in jedem Coaching der Moment, in dem das grosse Thema auf den Tisch kommt: Meetings. Meine Coachees haben viele davon – einmalige, wiederkehrende, solche, die sie leiten, und solche, an denen sie bloss teilnehmen. Und mit jeder neuen Teamstruktur, jeder Co-Leitungsfunktion und jeder agilen Arbeitsweise werden es gefühlt noch mehr.

„Meetings sind eine Plage und reine Zeitverschwendung!“ höre ich dann oft. Gleichzeitig ist allen klar: Ganz ohne geht es nicht. Denn wie soll Transdisziplinarität, Zusammenarbeiten und Teamarbeit ohne Austausch funktionieren? Wenn wir also nicht darauf verzichten können, sollten wir versuchen die Sitzungen gewinnbringend, interessant und effizient zu gestalten. Im Folgenden einige Gedankenanstösse für einen echten Mehrwert.

• Braucht es dieses Meeting? Bevor Sie einen Termin eintragen oder planen, fragen Sie sich: Brauchen wir wirklich eine Live-Diskussion oder reicht eine E-Mail oder eine Slack-Nachricht?
• Hat das Meeting eine klare Agenda? Alle Sitzungen – selbst die wöchentlichen Standard-Termine – brauchen eine strukturierte Agenda. Welche Diskussionen sollen stattfinden? Welche Entscheidungen sollen getroffen werden?
• Klare und verbindliche Zeitvorgabe. Meetings dauern oft mindestens genau so lange, wie in der Planung festgehalten. Versuchen Sie mal die Teilnehmenden zu Sitzungen mit 45 statt 60 Minuten einzuladen. Die Leute sind oft besser vorbereitet und die Diskussionen gewinnbringender.
• Sind die richtigen Leute dabei? Alle Teilnehmenden sollten etwas beitragen können. Wer nur dabei ist, um „auf dem Laufenden zu bleiben“ oder um sicherzustellen, dass die eigene Abteilung nicht mehr Arbeit bekommt, ist nicht hilfreich.
• Was passiert nach dem Meeting? Am Ende zählt, was hängen bleibt: Wer macht was bis wann? Kurze To-Do-Listen sind dabei hilfreicher als langatmige Protokolle.
• Hat sich das Meeting inzwischen überflüssig gemacht? Seien Sie wachsam bei Regelmeetings, ob sie sich nicht irgendeinmal "abnützen" – als Austauschgefäss generell oder in der Form. Es gibt Zeichen für Abnützungserscheinungen: die Menschen kommen nicht mehr pünktlich, sind schlecht vorbereitet oder die Meetings dauern regelmässig zu lange, weil man ins quatschen kommt. 

Machen Sie es besser und hinterfragen Sie ihre Meetings. Insbesondere die regelmässig stattfindenden. Durch eine Reduktion der Meetings und der Teilnehmenden sowie klaren Verantwortlichkeiten nach der Sitzung tragen Sie dazu bei, dass Meetings effizienter werden und die Teilnehmenden und sie selbst motivierter sind, daran teilzunehmen.